Doña Marta tiene una pequeña distribuidora de abarrotes en Heredia, inscrita como sociedad de responsabilidad limitada. Cuando le dijeron que la sociedad debía registrar un correo electrónico, anotó una dirección que había creado hace años y que hoy nadie abre. Un proveedor la demanda por unas facturas en disputa. La notificación no llega a la bodega ni a su casa: llega a ese correo olvidado. Cuando doña Marta se entera, el plazo para defenderse ya venció y el proceso avanza sin que ella haya dicho una sola palabra.

El caso es ilustrativo, pero el riesgo es real. Desde octubre de este año, los juzgados civiles, de cobro y concursales cuentan con un procedimiento formal para notificar demandas a las sociedades mercantiles directamente en el correo que estas tienen inscrito en el Registro Nacional. Si usted es socio o representante de una sociedad anónima o de responsabilidad limitada, este artículo le explica qué cambió y qué debería hacer esta misma semana.

¿Qué cambió?

El cambio tiene tres piezas.

Primero, la ley. La Ley N.° 10597, publicada en diciembre de 2024, reformó el artículo 20 de la Ley de Notificaciones Judiciales (Ley N.° 8687). Desde entonces, además del domicilio social o del representante legal, una sociedad mercantil puede ser notificada en la dirección electrónica que conste en el Registro Mercantil. La norma es clara: «La cuenta electrónica debe estar debidamente registrada y actualizada para recibir notificaciones por parte de las autoridades administrativas y las instancias judiciales.» La misma ley obligó a todas las sociedades a inscribir ese correo y lo incorporó también como medio de notificación en los procedimientos administrativos.

Segundo, el trámite. La Ley N.° 10962, publicada en junio de 2026, simplificó la inscripción: el correo puede incluirse o cambiarse mediante una declaración jurada del representante legal, en un documento electrónico con firma digital, sin necesidad de escritura pública. Con base en esa ley, en setiembre el Registro Nacional habilitó el Sistema de Autogestión de Correos Electrónicos (ACE), que funciona en línea, las 24 horas y sin costo.

Tercero, y aquí está la novedad práctica, el procedimiento judicial. Mediante la Circular N.° 157-2026, publicada en el Boletín Judicial N.° 194 del 14 de octubre de 2026, el Consejo Superior del Poder Judicial fijó cómo deben notificar por esta vía los despachos civiles, de cobro y concursales. La notificación se envía desde un correo oficial del despacho, va acompañada de las copias de la demanda y se deja constancia en el expediente con una captura del envío. Lo más importante: no se exige validar previamente el correo, porque se presume que pertenece a la sociedad que lo inscribió. El mismo procedimiento se aplica cuando la empresa pactó un correo para notificaciones en un contrato o en un título de crédito.

¿Por qué ahora importa tanto?

Los procesos de cobro son la mayor carga de trabajo de los tribunales. Según explicó a La Nación el magistrado Jorge Olaso, integrante de la Comisión de la Jurisdicción Civil, hay más de 700.000 expedientes de cobro en trámite. Localizar físicamente a una empresa cuyo domicilio ya no corresponde, o a un representante que no aparece, era uno de los grandes cuellos de botella. Con el correo inscrito, el juzgado consulta el Registro y envía la demanda ahí mismo.

Para quien cobra, es una buena noticia. Para la pyme que no revisa ese buzón, puede convertirse en un problema serio.

¿Desde cuándo se considera notificada mi empresa?

Para las notificaciones por correo electrónico, el artículo 20 remite al artículo 38 de la misma Ley de Notificaciones Judiciales: la parte queda notificada al día hábil siguiente a la transmisión del mensaje, y los plazos empiezan a correr al día hábil siguiente de que todas las partes estén notificadas. Eso ocurre aunque nadie haya abierto el correo. Además, si la sociedad tiene representación conjunta, basta con la comunicación enviada a la única cuenta inscrita.

¿Y si el mensaje cayó en spam o nadie lo vio?

No revisar el correo no detiene el proceso. Al explicar estas medidas, el magistrado Olaso advirtió que, una vez enviada la notificación, el proceso puede continuar hasta el embargo y el remate de bienes, y que bloquear deliberadamente las comunicaciones del Poder Judicial después de haber señalado un correo puede interpretarse como fraude procesal. Distinto es que haya existido un error real, por ejemplo una dirección mal consignada. En ese caso puede pedirse la nulidad de la notificación, que la ley solo concede cuando se causó indefensión (artículo 9 de la Ley N.° 8687). En otras palabras, la nulidad es un remedio excepcional, no un plan de defensa.

Mi sociedad todavía no tiene correo inscrito: ¿tengo tiempo?

Conviene ser precisos, porque la Ley N.° 10962 contiene dos fechas. Por un lado, reformó el transitorio de la Ley N.° 10597 para fijar el 31 de diciembre de 2026 como límite de inscripción. Por otro, añadió transitorios que dan a las sociedades un año adicional, contado desde que el Registro implementara el sistema electrónico, con exención de timbres, derechos y publicación de edictos. Al habilitar el sistema ACE, el Registro Nacional informó que aplicará este segundo plazo: el trámite será gratuito y las sociedades podrán inscribir su correo hasta el 3 de diciembre de 2027. A partir del día siguiente, no inscribirá documentos de las sociedades que no cumplan.

Nuestra recomendación es no esperar. Inscribir el correo hoy toma unos minutos y no tiene costo. Dejarlo para después puede significar encontrarse con la sociedad bloqueada en el Registro justo cuando necesite inscribir un nombramiento, un poder o una venta. Y, sobre todo, cuanto antes tenga un correo que sí revisa, menos riesgo corre de enterarse tarde de una demanda.

¿Qué puede hacer usted?

1. Averigüe qué correo tiene inscrito hoy su sociedad. El correo forma parte de la información registral de la sociedad. Muchas empresas descubren que figura el correo de un exempleado, del contador anterior o de quien hizo el trámite.
2. Si no tiene correo, inscríbalo. El representante legal con firma digital puede hacerlo en el sistema ACE del Registro Nacional, sin notario. Si lo prefiere, también puede hacerse por escritura pública.
3. Use un correo de la empresa, no uno personal. Lo ideal es una dirección institucional que no dependa de una sola persona y a la que tengan acceso al menos dos personas de confianza.
4. Revise ese buzón todos los días, incluida la carpeta de spam. Configure reenvío automático y alertas en el teléfono, y marque como seguras las direcciones del Poder Judicial.
5. Actualícelo cada vez que cambie. Si cierra un dominio, cambia de proveedor o sale la persona encargada, modifique el correo en el Registro ese mismo día.
6. Revise sus contratos. Si en un crédito, un arrendamiento o un pagaré la empresa señaló un correo para notificaciones, ese correo también puede usarse para notificarle una demanda.
7. Tenga un protocolo interno. Defina quién avisa al abogado, y en cuánto tiempo, cuando llegue un mensaje de un despacho judicial. En los procesos de cobro, los plazos para defenderse son cortos.
8. No se olvide de las sociedades inactivas. La obligación alcanza a las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita. Si una sociedad ya no tiene operación, es buen momento para valorar si conviene mantenerla o disolverla.

Una herramienta que también puede jugar a su favor

El correo societario no es solo un riesgo. Si su pyme vende a crédito a otras empresas, ahora podrá notificar con más rapidez una demanda de cobro a los clientes que tengan su correo inscrito, y puede pactar en sus contratos un correo para notificaciones. Bien utilizado, este mecanismo agiliza la recuperación de sus cuentas por cobrar.

¿Necesita ayuda?

En Aequitas, Abogacía y Notariado podemos revisar la situación registral de su sociedad, ayudarle a inscribir o actualizar el correo, revisar sus contratos y, si ya recibió una notificación, atenderla de inmediato para que no pierda ningún plazo. Agende una videollamada sin costo desde nuestro sitio aequitascr.com o escríbanos por WhatsApp al +506 8707-6592.

Nota: este artículo tiene fines informativos y no sustituye la asesoría legal para un caso concreto.